Comment créer une Déclaration de Diligence Raisonnée (DDR) dans TRACES NT : Le Guide RDUE Complet

Le Règlement de l'Union Européenne sur la Déforestation (RDUE / EUDR - Règlement UE 2023/1115) marque un tournant décisif pour les entreprises qui importent ou commercialisent des produits clés sur le marché européen. Bois, cacao, café, soja, huile de palme, caoutchouc et bétail : chaque secteur est directement impacté.

Pour les importateurs de bois et les opérateurs de chaînes d'approvisionnement complexes, la conformité ne se limite plus à une simple attestation sur l'honneur. La pièce maîtresse de cette réglementation est la Déclaration de Diligence Raisonnée (DDR) — ou Due Diligence Statement (DDS) — qui doit impérativement être soumise via la plateforme officielle de la Commission européenne : TRACES NT (TRAde Control and Expert System New Technologies).

Dans ce guide exhaustif, nous vous expliquons pas à pas comment préparer, rédiger et soumettre votre DDR dans TRACES NT, tout en identifiant les pièges techniques liés aux données géospatiales et à la gestion du risque.

Qu'est-ce qu'une Déclaration de Diligence Raisonnée (DDR) dans TRACES NT ?

La Déclaration de Diligence Raisonnée est un engagement juridique par lequel un opérateur garantit que les produits placés sur le marché UE ou exportés depuis celui-ci :

Ne proviennent pas de terres déboisées ou dégradées après le 31 décembre 2020.
Ont été produits conformément à la législation pertinente du pays de production.
Font l'objet d'un risque négligeable de non-conformité.

TRACES NT sert de registre centralisé européen. Sans un numéro de référence DDR valide généré par TRACES NT, vos marchandises ne pourront pas franchir les douanes de l'UE.

Les prérequis indispensables avant la saisie dans TRACES NT

Avant de vous connecter à la plateforme, vous devez rassembler des données précises auprès de vos fournisseurs de la chaîne d'approvisionnement :

Informations produit : Description commerciale, nom scientifique des espèces (notamment pour le bois), quantité (poids net ou volume) et code SH (Système Harmonisé).
Géolocalisation exacte : Les coordonnées géographiques (latitudes/longitudes) de toutes les parcelles de terrain où les matières premières ont été produites.
Preuves de légalité : Documents attestant que la coupe ou la production respecte le droit foncier, environnemental et du travail local.
Évaluation des risques : Analyse approfondie incluant le niveau de risque attribué au pays d'origine (faible, standard, élevé).

Étape par étape : Créer et soumettre votre DDR dans TRACES NT

1. Connexion et profilage sur TRACES NT

Pour accéder au système, vous devez disposer d'un compte EU Login valide. Connectez-vous à la plateforme TRACES NT et assurez-vous que votre entreprise est enregistrée en tant qu'Opérateur ou Commerçant sous le module spécifique EUDR.

2. Saisie des données d'identification de l'expédition

Sélectionnez l'option « Créer une nouvelle Déclaration de Diligence Raisonnée ». Vous devrez renseigner :

Les coordonnées de l'opérateur responsable.
Le code douanier SH approprié.
Le pays de production et la période de production.
Le volume ou le poids net précis de la marchandise.

3. Importation des données de géolocalisation (Format GeoJSON)

C'est l'étape la plus critique du processus. Le RDUE impose que toute parcelle de plus de 4 hectares soit identifiée par un polygon géographique (et non un simple point central).

Dans TRACES NT, vous devez téléverser un fichier au format GeoJSON contenant le périmètre exact des parcelles.
Attention : Les coordonnées doivent suivre le système de référence WGS84 et respecter la structure de données stricte imposée par l'UE.

4. Validation de la chaîne de traçabilité et évaluation des risques

Le système TRACES NT vous demandera d'attester qu'une procédure de diligence raisonnée a été menée avec succès. Vous devez certifier avoir analysé :

La présence de forêts ou de déforestation récente via des données satellitaires.
Les risques de mélange avec des produits d'origine inconnue ou non conforme au sein de votre chaîne d'approvisionnement.
Les risques de corruption ou de falsification documentaire dans la région d'origine.

5. Validation et génération du numéro de référence

Une fois le formulaire validé, TRACES NT attribue un numéro de référence unique à votre déclaration. Ce numéro doit être transmis à votre représentant en douane pour figurer sur la déclaration douanière d'importation.

Les pièges fréquents : Pourquoi la gestion manuelle dans TRACES NT est un risque majeur

Bien que l'interface de TRACES NT permette une saisie manuelle, cette approche devient rapidement intenable pour les entreprises gérant plusieurs expéditions ou travaillant avec des chaînes d'approvisionnement fragmentées (comme l'industrie du bois et des dérivés) :

Erreurs de formatage GeoJSON : Un polygone mal fermé, une inversion de latitude/longitude ou une mauvaise projection géographique entraîne le rejet immédiat du fichier par TRACES NT.
Superposition de parcelles : Soumettre des parcelles qui chevauchent des zones protégées ou des zones déboisées identifiées par satellite bloque l'acceptation de votre DDR.
Volume de données massif : Un seul conteneur de bois peut contenir des découpes provenant de dizaines de parcelles différentes. Saisir ces données à la main prend des heures et multiplie le risque d'erreur humaine.
Rupture de traçabilité : Obtenir des fichiers GeoJSON valides et vérifiés de la part de fournisseurs situés à l'autre bout du monde reste le principal goulot d'étranglement.

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Face à la complexité technique imposée par le règlement RDUE et la plateforme TRACES NT, la gestion manuelle sur tableur n'est plus une option viable pour les professionnels exigeants.

Kildio a été spécialement conçu pour résoudre le casse-tête de la conformité RDUE :

Collecte automatisée des données géospatiales : Kildio permet à vos fournisseurs mondiaux de transmettre leurs coordonnées géographiques en quelques clics, sans compétence technique préalable.
Validation et conversion GeoJSON instantanées : La plateforme nettoie, valide et formate automatiquement vos polygones géographiques conformément aux normes strictes de TRACES NT.
Analyse d'imagerie satellite intégrée : Vérifiez l'absence de déforestation après la date cut-off du 31 décembre 2020 avant même de soumettre votre déclaration.
Connexion transparente avec TRACES NT : Générez et pré-remplissez vos Déclarations de Diligence Raisonnée en toute simplicité pour éviter les blocages en douane.

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